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Suivi des travaux

Le logiciel de suivi des travaux vient en complément de la gestion de l'entreprise elle-même. Il gère le suivi global d'un projet, ainsi que les relations détaillées avec chacun des fournisseurs, interne ou externe.
Il traite spécifiquement les relations entre l'entreprise et les fournisseurs, mandatés pour des travaux divers. Il permet de suivre les attributions, l'avancement des travaux, la comparaison budgétaire, la gestion des acomptes, l'historique des avenants, les comptes des fournisseurs.
Avec ce logiciel de suivi des travaux, SAI propose un mode de gestion à la fois efficace, simple d'utilisation, convivial et performant. Les modules " à la carte " qui le composent concourent à en faire un outil complet, traitant intégralement les besoins de l'entreprise.
Le suivi des travaux se présente sous forme de tableaux de bord, à disposition des responsables de la gestion.
L'utilisation du mode HTML pour toutes les éditions ou visualisations garantit la possibilité de communiquer à l'intérieur comme à l'extérieur de l'entreprise, par documents ou par e-mails.
Le mode de gestion transactionnel assure la sécurité des données et des traitements.

Projets (mandat, construction, rénovation)
Le projet est le centre du travail. Ce peut être un mandat de rénovation confié par un client de l'entreprise (cas de régies), un mandat interne, une construction.
Ce projet est défini par un budget global, un budget détaillé par postes, un budget étalé dans le temps. Il est caractérisé par des dates de début et de fin de travaux.
 Conservation d'un grand nombre de renseignements pour chaque projet, comprenant entre autres:
 - les données de base : n° et nom du projet, type de projet, date de premiers contacts, date de commande, date d'ouverture, date de début et de fin des travaux, responsable de la réalisation, responsable administratif, statut (bouclé par ex.)
 - les données techniques du projet : localisation, bureaux d'architectes, d'ingénieurs, historique du projet, caractéristiques détaillées
 - les données financières : montant total des travaux, montants attribués, montants facturés
 - les données budgétaires : attributions initiales, compléments d'attributions, avenants, paiements d'acomptes, enveloppe annuelle, comparaison avec l'avancement
 - les données du maître d'œuvre : données et adresses,  nom et coordonnées de l'architecte, noms et coordonnées des responsables.

La connexion d'images et de plans est un complément d'information essentiel, permettant une description détaillée du projet.

Objets (immeuble, appartements, service)
L'objet est la cible des travaux. Conservation d'un grand nombre de renseignements pour chaque objet, y compris une liste de tous les projets qui lui sont liés.
Chaque objet peut comprendre une description complète et détaillée, qui sert de référence lors du travail courant et de documents pour les adjudications.
La description technique, y compris les données sous format image, les relations avec les divers intervenants, font partie des données des objets.
Description complète du maître de l'ouvrage, qui est ensuite complétée pour chaque projet.
Un objet peut comprendre plusieurs projets. Possibilité donc de restituer pour un objet une vision globale de tous projets qui lui sont liés.

Rubriques
La rubrique est la définition financière des travaux. C'est la clé de toutes les représentations financières et analytiques du suivi d'un projet.
Ces rubriques peuvent être : des types de charges, de mandats d'étude, de plan de construction (terrain,  terrassement, électricité, …)
Le plan de rubriques peut être extrêmement détaillé, ou simplifié, selon les besoins. Il est possible d'avoir un plan général, utilisé pour la plupart des projets , et un plan spécifique à  des projets particuliers

Codes de dépenses
Les codes de dépense complètent l'analyse financière des projets.
Ils peuvent être : dépense forfaitaire ou en régie, augmentation contractuelle (TVA, coûts de la vie).
Possibilité d'analyse des adjudications par code de dépense, charges par projet ou  toutes adjudications confondues

Fournisseurs
Les fournisseurs sont les référents des adjudications. Ce sont à la fois les responsables et créanciers.
Un fournisseur pour se voir confier plusieurs adjudications (il devient alors plusieurs fois  adjudicataire), sur un ou plusieurs projets.
Indication à la base des éléments suivants :
 - coordonnées du fournisseur en général
 - relations bancaires
 - coordonnées de paiement
Ces données sont ensuite complétées à chaque adjudication.
Les consortiums sont gérés dans la solution.
Possibilité de lister tous les projets ou adjudications touchant un fournisseur, avec chiffre d'affaire cumulé.

Adjudications
L'adjudication de chaque travail à chaque fournisseur fait l'objet d'une adjudication. Elle en décrit les modalités. Elle comprend donc les éléments financiers, les relations bancaires spécifiques du ou des fournisseurs, le descriptif de la nature de l'adjudication, ventilée par rubrique, le statut (ouvert/bouclé), l'avancement des travaux, les responsables, le type d'adjudication (travail, mandat d'étude).
Chaque demande de paiement ou d'acompte est porté sur l'adjudication, ainsi que chaque paiement : il y a donc une gestion des postes ouverts détaillée.
Comparaison  entre l'adjudication, les montants facturés, les montants payés, les adjudications complémentaires (avenants).
Contrôle en temps réel en saisie des factures du solde de l'adjudication.
Edition des ordres de paiements pour transmission au maître de l'ouvrage.
Suivi du montant de garantie : date de l'échéance, montant de la garantie.
Liste des adjudications par fournisseurs, entre tous les projets gérés par l'entreprise.

Historiques
Conservation pour les projets, les objets,  les adjudications, les fournisseurs de tous les éléments comptables et techniques, sans limitation de le temps.
Editions paramétrables détaillées ou résumées, avec ciblage par période et année comptable, de tous les événements des projets.
Les historiques permettent donc de savoir, par projet ou en global :
 - les mandats confiés et reçus dans le temps
 - les chiffres d'affaire confiés
 - les avancements de travaux
 - les travaux par responsable
 - les statuts des projets (ouverts, terminés, archivés)
 - les types de travaux

Outputs essentiels
bons de travaux, avis de mandat pour une adjudication
bons de paiement, destiné au maître de l'ouvrage pour paiement du fournisseur
saisie d'un projet et fiche
saisie d'une adjudication et fiche
fiche paramétrée d'une adjudication (données techniques et données financières et budgétaires)
suivi des adjudications avec comparaisons adjugés et dépenses
suivi annuel des dépenses

Intégration à la GED (Gestion Electronique des Documents)
Possibilité de lier à chaque compte, chaque écriture des documents déjà existants, ou par scannage. Liens très riches, par enregistrement et par champ de saisie (sur le chantier et les coordonnées du responsable, par exemple).
Scannage de nouveaux documents en cours de travail (une facture, au cours de la saisie d'une écriture, par exemple).
Génération logique des noms de documents, permettant une organisation de ceux-ci par société, par thème, par date, par utilisateur.
Connexion avec des documents de tous types, bureautique, visuel et sonore.
Génération possible de tous les documents imprimés par la solution SAINet dans la GED, en format HTML (conservation du bilan de chaque année, du bilan périodique et du grand livre, par exemple).
Historisation de tous les documents, générés ou connectés, pour visualisations et recherches thématiques ultérieures.

Conclusion
Ainsi, ce logiciel de suivi des travaux est un véritable tableau de bord et constitue un outil moderne, capable de gérer efficacement l'organisation de vos chantiers. Il est en outre susceptible d'être intégré à la GED (Gestion Electronique des Documents). Il s'intègre aux autres outils SAI pour constituer une ERP complète.

 
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